Trouvez les 5 conseils pour bien rédiger un email, utiles et indispensables, pour rédiger votre courriel électronique correctement en français.
En fait, si vous un utilisateur actif des messageries web ou des boites mail comme Gmail, Yahoo et vous avez l’habitude d’envoyer quotidiennement des emails, ce petit guide met l’accent sur les principales consignes et règles basiques à respecter pour écrire un mail formel et professionnel.
Avant de cliquer sur le bouton envoyer un email, il faudra faire attention aux clés pour réussir la rédaction d’un bon email notamment la clarté, la précision et l’exactitude, la mise en forme, intitulé du message, sans faire des fautes d’orthographe ni de grammaire..
Sachez bien que rédiger un bon email correcte et exacte pour un professeur, un patron, un client, un organisme gouvernemental ou un destinataire officiel, un partenaire peut vous servir énormément et tourne à votre avantage. Dans ce contexte, on peut citer l’exemple d’une confirmation de vente, engagement en partenariat, gain de nouveaux clients sur Internet…
Évitez la formulation d’un mauvais mail qui fait fuir votre destinataire ou interlocuteur à la concurrence. C’est très important de savoir les meilleurs conseils pour bien rédiger un email.
Pour vous lancer, lisez donc la suite pour écrire un mail efficace et obtenir une réponse. Vous n’avez que suivre attentivement nos règles basiques afin de produire un écrit d’excellente qualité.
Ecrire un email professionnel réussi et correcte en Français : Les règles en or à appliquer strictement
Sans plus tarder, voilà les 5 conseils pour bien rédiger un email formel efficace. Il est nécessaire de suivre ces consignes qui vont vous permettre de mieux rédiger un email et vérifier certains points avant d’envoyer votre courriel électronique.
Qu’il s’agit d’un mail premier contact professionnel ou un mail formel, suivez les étapes mentionnées ci-dessous :
1. Objet du mail : Explicite, clair et bref (entre 5 à 7 mots au maximum)
On commence, tout d’abord, par mettre l’accent sur l’objet du mail qui sera lu en premier par votre destinataire. Cet élément correspond au titre de votre message et doit être choisi avec précision et soin.
Il est conseiller d’opter pour un objet court (5 à 7 mots) et clair qui résume votre demande et sera en liaison avec l’objectif de votre courriel : Invitation aux portes ouvertes, Demande d’information sur les projets, Compte rendu du séminaire des cadres..
Du premier coup, le destinataire doit comprendre de quoi votre mail s’agit il.
En fait, pour privilégier à un bon objet du mail idéal, suivez ces règles :
- Utiliser une phrase nominale.
- Eviter les articles comme un, une, le,la, les.
- Éliminer les mots de liaison.
- Une phrase complète contenant de 5 à 7 mots.
Attention :
L’absence d’objet du mail est vraiment moins cordial. Aussi, les mails sans objet sont considérés comme des messages indésirables.
Il est à noter qu’un seul courriel électronique ne possède qu’un seul objet.
2. Personnaliser le message à écrire clairement :
Il fallait nécessaire d’être précis lors de la rédaction de votre mail. Soyez précis et clair en écrivant les informations spécifiques qui vous concerne ou que vous cherchez à connaitre tout simplement.
Gardez dans l’esprit que l’idée à transmettre doit être facilement comprise en lisant votre email.
Votre message doit être très clair tout en expliquant quelle action votre interlocuteur doit réaliser.
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Quelle formule d’appel choisir pour débuter votre email formel ?
La formule d’appel correspond aux premiers mots de votre mail qui vous permettent de prendre contact avec votre destinataire.
Cette dernière varie, en fait, en fonction de la nature de relation avec le destinataire et le type de la communication : Formel dans un cadre d’administration ou hiérarchie ou informel avec les amis ou les collègues proches.
Et voilà quelques exemples à suivre.
- Bonjour Paul : Lorsqu’on écrit à un collègue de travail.
- Bonjour Madame : Lorsqu’on rédige à une cliente.
- Madame la Directrice : Pour écrire à un supérieur hiérarchique.
- Madame/Monsieur : A utiliser lorsque on s’adresse à une personne dont on ne connait pas le nom ni le titre.
Remarque :
Après la précision de la formule d’appel, il fallait nécessaire de formuler une première phrase ayant un lien direct avec l’objet du mail. Cette phrase dépend de :
- Si le courriel est le premier contact avec votre interlocuteur : Dans ce cas vous pouvez utiliser la phrase en genre de « Vous voudrez bien me faire parvenir« , « Je vous prie de bien vouloir« , « Je souhaite recevoir des informations«
- Si le mail à envoyer est destiné à un destinataire ayant déjà une relation existante : Dans ce cadre, utilisez l’exemple d’expression « Pour faire suite à notre entretien« , »Lors de nos derniers échanges« …
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Le corps du mail :
Dans cette partie, vous devez être bien précis et indiquer les informations spécifiques nécessaires. En lisant le corps du mail, le destinataire doit comprendre à quoi ce mail s’en tient vraiment.
Pour cela, commencez votre corps du mail par l’information principale du message qui est en relation direct avec l’objet du mail.
Par la suite, tapez les autres informations par ordre décroissant d’importance.
Il est important de ne pas dépasser au maximum quatre paragraphes dans votre mail. (Remarque : Le paragraphe comporte en général 3 à 4 lignes pas plus).
Et voilà nos conseils pour bien rédiger un email réussi :
- Faites recours à des phrases courtes.
- Reliez les phrases entre-elles par des mots de liaison.
- Utilisez un langage courant et professionnel.
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Pour finir votre email :
Sachez que pour finir votre email, il est indispensable d’utiliser une formule de politesse en insérant une brève formule de courtoisie à la fin.
Si vous avez oublié d’indiquer cette formule, votre destinataire peut le considérer comme un manque de politesse. Faites attention alors !
Cette formule de politesse varie selon la personne à envoyer le mail, vous pouvez donc utiliser «Sincères salutations » ou « Au plaisir de vous revoir »lors de votre échange avec un supérieur hiérarchique ou à un client.
Rappelez-vous que les formules de type « bises« , à plus » sont absolument utilisés avec vos amis ou les personnes que vous le connaissez beaucoup.
A ce stade, n’oubliez pas d’insérer une pièce jointe dont vous avez mentionné dans le texte.
3. Soigner la forme et éviter les fautes d’orthographe et de grammaire :
Pour mettre l’accent sur l’essentiel de votre mail, vous pouvez utiliser du gras pour signaler qu’il s’agit d’un contenu important ou le souligner sans trop exagérer.
N’oubliez pas d’aérer votre texte en sautant une ligne afin de garantir une lecture confortable à votre destinataire, utiliser la bonne ponctuation et faire des phrases courtes.
Aussi, vous devez éviter la rédaction d’un email en majuscules.
Passons maintenant à vérifier les fautes d’orthographe et de grammaire. Il est indispensable de respecter ces règles lors de la rédaction d’un email.
Pour vous aider, on vous invite à utiliser les outils de correction orthographique.
En outre, vous devez lire et relire attentivement et plusieurs fois votre mail avant d’envoyer votre courrier pour éviter le maximum des erreurs grammaticaux.
Une autre alternative pour bien rédiger un email est de l’enregistrer en brouillon pour le vérifier au calme quand vous le désirez.
4. La signature électronique automatique qui en dit long sur vous :
Avoir une signature automatique vous permettra de mettre fin aux oublis de mentionner vos coordonnées à votre interlocuteur.
La solution donc est d’insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin de vos emails.
Rappelez-vous que la signature complète doit contenir votre prénom et nom, ainsi qu’un numéro de téléphone et une adresse email.
5. Eviter les smileys dans un cadre professionnel :
Pour écrire un bon email professionnel, il vaut mieux éviter l’utilisation des smileys et des émojis surtout avec les inconnus car ils appauvrissent les échanges.
Sachez que ces petits bonhommes jaunes n’ont pas leur place dans un mail professionnel. Par contre, ils interviennent dans la propagation des impressions négatives et limitent le partage de l’information.
Cependant, vous pouvez les utiliser lorsqu’il s’agit d’un cadre familier.
Et pour conclure :
Pour réussir la rédaction d’un email, ce dernier doit impérativement être clair et précis tout en respectant les normes de style et de présentation.
Toujours une deuxième et troisième relecture est obligatoire pour vérifier s’il y a quelque chose à modifier avant l’envoi du mail.
Et pour terminer, sachez que savoir dire qu’on ne sait pas vraiment, c’est aussi parmi les règles pour bien rédiger un email !
